Langkah-Langkah Pembuatan Laporan

Laporan merupakan hal yang sangat penting sehingga pembuatan laporan haruslah tepat, adapun ketepatan tersebut harus melalui prosedur-prosedur yang tepat pula di mana prosedur pembuatan laporan mencakup tujuh pokok langkah sebagai berikut :

A. Pengumpulan data dan fakta

Laporan yang tepat adalah laporan yang lengkap data yang dibutuhkan maupun memuat fakta yang akurat, misalnya data dan fakta mengenai :

• Jumlah surat keputusan yang telah dikeluarkan perusahaan dalam jangka waktu satu bulan.
• Bentuk dan struktur organisasi perusahaan.
• Jumlah tenaga kerja per bagian.
• Rencana pemakaian anggaran finansial dan sebagainya.

Agar data dan fakta tersebut nyata dan dapat dipercaya maka pengumpulannya harus melalui cara-cara sebagai berikut :

1. Melakukan observasi dan pengamatan sebelum dilakukan perencanaan penelitian yang mantap dan matang.
2. Mengadakan wawancara bagi data dan fakta yang memerlukan dukungan pendapat yang objective.
3. Melakukan penyebaran daftar pertanyaan baik dengan sistem sampel maupun dengan sistem yang lainnya.

B. Pemindahan tabulating data dan fakta

Setelah melakukan pengumpulan data secara acak atau kasar mengenai observasi atau penelitian yang dilakukan maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemilihan data dan fakta tersebut. Pemilihan data tersebut bisa dilakukan dengan cara :

• Pemilihan data berdasarkan pembedaan cakupan yang diteliti yaitu data tersebut apakah menyangkut personal perusahaan, finansial maupun pelaksanaan rencana.
• Dibeda-bedakan menurut peristiwa dan dampaknya.
• Dibeda-bedakan menurut gambar, grafik maupun tabel.
• Melakukan tabulating yaitu mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.

C. Membuat kerangka Laporan

Pembuatan kerangka laporan sangat diperlukan karena dalam kerangka ini termasuk juga didalamnya pemaparan mengenai bab-bab laporan yang dibuat ataupun inti masalah yang dirangkum dalam suatu laporan. Pada dasarnya kerangka laporan mencakup 4 bagian pokok yaitu :

1. Pendahuluan

Dengan melihat isi pendahuluan pembaca bisa mengetahui :

• Maksud dan tujuan pembuatan laporan.
• Maslah yang akan dibahas.
• Batasan masalah.
• Sistematika penulisan laporan.
• Pendekatan penyelesaian yang digunakan.

2. Tubuh Laporan

Dalam tubuh laporan inilah yang merupakan pembahasan maupun penyelesaian masalah yang dikemukakan,karena :

• Di dalamnya terpapar segala data dan fakta yang telah dipisah-pisahkan menurut kepentingan penyelesaian.
• Terdapat analisa si pelapor.
• Terdapat hasil penyelesaian masalah dan kemudian ditarik kesimpulan dan saran dari si pelapor.

Biasanya bagian tubuh laporan ini yang merupakan bagian terpanjang dari keseluruhan laporan, oleh karenanya bagian ini biasanya terbagi-bagi lagi menjadi beberapa bagian, misalnya terdiri dari :
a. Permasalahan.
b. Batasan masalah.
c. Hipotesa.
d. Latar belakang teori.
e. Bagian (part).
f. Bab-bab (chapters).
g. Sub bab-sub bab (section) dan sebagainya.

3. Saran-saran

Saran-saran disini sudah terangkum semua penyelesaian masalah secara tegas tanpa memberikan alternatif-alternatif pilihan lagi. Biasanya pada laporan survei, saran-saran tersebut dimasukkan ke dalam tiap akhir uraian pada tiap-tiap akhir bab atau bisa juga dapat sekaligus disatukan sebagai bab terakhir dari seluruh laporan.

4. Konklusi dan Penutup

Konklusi dan penutup sebagai logika dari hubungan korelasi antara data, fakta dan analisa. Adapun konklusi ini bisa juga dijadikan kedalam satu bab dengan bab saran-saran karena saran-saran tersebut merupakan pencerminan kesimpulan yang jelas tanpa pemberian alternatif lagi. Sedangkan pada penutup disamping tercermin penegasan logika juga berupa penegasan saran-saran atau harapan penyempurnaan kegiatan-kegiatan selanjutnya serta implementasi dan follow up dari semua ide-ide yang terpapar.

Sumber:
http://nindiyahpuspitasari.blogspot.com/2011/04/pengertian-laporan.html

Pengertian Laporan

Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara effektif dan efisien dalam organisasi.
   
Pengertian laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan suatu kegiatan.

Dalam pembuatan suatu laporan formal, bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. Bahasa yang baik tidak berarti bahwa laporan itu mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan, melainkan dari segi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain dan antara satu kalimat dengan kalimat lain. Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata ”kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badan atau suatu tugas.

A. Prinsip – prinsip Penulisan laporan

Laporan pada dasarnya adalah alat komunikasi juga. Supaya dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi syarat–syarat berikut ini.

1. Lengkap
Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap

2. Jelas
Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif

3. Benar / akurat
Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.

4. Sistematis
Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur – unsur bahasa.

5. Objektif
Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.

6. Tepat waktu
Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.

B. Jenis Laporan

Laporan dapat digolongkan menurut :

1. Maksud pelaporan

• Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.
• Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
• Laporan analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.
• Laporan Pertanggungjawaban, di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif).
• Laporan Kelayakan (feasibility report). Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.

2. Bentuk Laporan

• Laporan berbentuk Memo; Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.
• Laporan berbentuk Surat; Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
• Laporan berbentuk naskah; Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.
• Laporan berbentuk Campuran; Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.
• Laporan berbentuk formulir.
• Laporan berbentuk buku.

3. Waktu Penyampaian

• Laporan Insidental; Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
• Laporan Periodik; Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.       

sumber:
http://nista-maja.blogspot.com/2011/05/laporan.html
http://nindiyahpuspitasari.blogspot.com/2011/04/pengertian-laporan.html