Langkah-Langkah Pembuatan Laporan

Laporan merupakan hal yang sangat penting sehingga pembuatan laporan haruslah tepat, adapun ketepatan tersebut harus melalui prosedur-prosedur yang tepat pula di mana prosedur pembuatan laporan mencakup tujuh pokok langkah sebagai berikut :

A. Pengumpulan data dan fakta

Laporan yang tepat adalah laporan yang lengkap data yang dibutuhkan maupun memuat fakta yang akurat, misalnya data dan fakta mengenai :

• Jumlah surat keputusan yang telah dikeluarkan perusahaan dalam jangka waktu satu bulan.
• Bentuk dan struktur organisasi perusahaan.
• Jumlah tenaga kerja per bagian.
• Rencana pemakaian anggaran finansial dan sebagainya.

Agar data dan fakta tersebut nyata dan dapat dipercaya maka pengumpulannya harus melalui cara-cara sebagai berikut :

1. Melakukan observasi dan pengamatan sebelum dilakukan perencanaan penelitian yang mantap dan matang.
2. Mengadakan wawancara bagi data dan fakta yang memerlukan dukungan pendapat yang objective.
3. Melakukan penyebaran daftar pertanyaan baik dengan sistem sampel maupun dengan sistem yang lainnya.

B. Pemindahan tabulating data dan fakta

Setelah melakukan pengumpulan data secara acak atau kasar mengenai observasi atau penelitian yang dilakukan maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemilihan data dan fakta tersebut. Pemilihan data tersebut bisa dilakukan dengan cara :

• Pemilihan data berdasarkan pembedaan cakupan yang diteliti yaitu data tersebut apakah menyangkut personal perusahaan, finansial maupun pelaksanaan rencana.
• Dibeda-bedakan menurut peristiwa dan dampaknya.
• Dibeda-bedakan menurut gambar, grafik maupun tabel.
• Melakukan tabulating yaitu mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.

C. Membuat kerangka Laporan

Pembuatan kerangka laporan sangat diperlukan karena dalam kerangka ini termasuk juga didalamnya pemaparan mengenai bab-bab laporan yang dibuat ataupun inti masalah yang dirangkum dalam suatu laporan. Pada dasarnya kerangka laporan mencakup 4 bagian pokok yaitu :

1. Pendahuluan

Dengan melihat isi pendahuluan pembaca bisa mengetahui :

• Maksud dan tujuan pembuatan laporan.
• Maslah yang akan dibahas.
• Batasan masalah.
• Sistematika penulisan laporan.
• Pendekatan penyelesaian yang digunakan.

2. Tubuh Laporan

Dalam tubuh laporan inilah yang merupakan pembahasan maupun penyelesaian masalah yang dikemukakan,karena :

• Di dalamnya terpapar segala data dan fakta yang telah dipisah-pisahkan menurut kepentingan penyelesaian.
• Terdapat analisa si pelapor.
• Terdapat hasil penyelesaian masalah dan kemudian ditarik kesimpulan dan saran dari si pelapor.

Biasanya bagian tubuh laporan ini yang merupakan bagian terpanjang dari keseluruhan laporan, oleh karenanya bagian ini biasanya terbagi-bagi lagi menjadi beberapa bagian, misalnya terdiri dari :
a. Permasalahan.
b. Batasan masalah.
c. Hipotesa.
d. Latar belakang teori.
e. Bagian (part).
f. Bab-bab (chapters).
g. Sub bab-sub bab (section) dan sebagainya.

3. Saran-saran

Saran-saran disini sudah terangkum semua penyelesaian masalah secara tegas tanpa memberikan alternatif-alternatif pilihan lagi. Biasanya pada laporan survei, saran-saran tersebut dimasukkan ke dalam tiap akhir uraian pada tiap-tiap akhir bab atau bisa juga dapat sekaligus disatukan sebagai bab terakhir dari seluruh laporan.

4. Konklusi dan Penutup

Konklusi dan penutup sebagai logika dari hubungan korelasi antara data, fakta dan analisa. Adapun konklusi ini bisa juga dijadikan kedalam satu bab dengan bab saran-saran karena saran-saran tersebut merupakan pencerminan kesimpulan yang jelas tanpa pemberian alternatif lagi. Sedangkan pada penutup disamping tercermin penegasan logika juga berupa penegasan saran-saran atau harapan penyempurnaan kegiatan-kegiatan selanjutnya serta implementasi dan follow up dari semua ide-ide yang terpapar.

Sumber:
http://nindiyahpuspitasari.blogspot.com/2011/04/pengertian-laporan.html