Minggu, 20 Maret 2011

TEKNIK PENGUMPULAN DATA

A. WAWANCARA

  • Wawancara telah diakui sebagai teknik pengumpulan data atau informasi yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi.
  • Wawancara adalah suatu percakapan langsung dengan tujuan-tujuan tertentu dengan menggunakan format tanya jawab yang terencana.
  • Wawancara memungkinkan analis sistem mendengar tujuan-tujuan, perasaan, pendapat dan prosedur-prosedur informal dalam wawancara dengan para pembuat keputusan organisasional.
  • Analis sistem menggunakan wawancara untuk mengembangkan hubungan mereka dengan klien, mengobservasi tempat kerja, serta untuk mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan kelengkapan informasi. Meskipun e-mail dapat digunakan untuk menyiapkan orang yang diwawancarai dengan memberi pertanyaanpertanyaan yang berkaitan dengan temuan, namun akan lebih baik bilawawancara dijalankan secara personal bukan elektronis.

Lima langkah persiapan wawancara :

1.Membaca materi latar belakang
2.Menetapkan tujuan wawancara
3.Memutuskan siapa yang diwawancarai
4.Menyiapkan orang yang diwawancarai
5.Menentukan jenis dan struktur pertanyaan

Ada dua jenis pertanyaan dalam wawancara :

a) Pertanyaan Terbuka (Open – Ended)

Pertanyaan terbuka menggambarkan pilihan bagi orang yang diwawancarai untuk
merespons. Mereka terbuka dan bebas merespons. Respons dapat berupa dua kata atau dua paragraf. Contoh pertanyaan terbuka :
- Bagaimana pendapat Anda tentang kondisi bisnis ke bisnis ecommerce di peusahaan Anda?
- Apa tujuan terpenting departemen Anda ?

b) Pertanyaan Tertutup (Close – Ended)

Pertanyaan tertutup membatasi respons orang yang diwawancarai. Pertanyaan tertutup seperti dalam soal-soal pilihan ganda dalam ujian. Anda diberi suatu pertanyaan dengan lima jawaban, namun tidak punya kesempatan menulis tanggapan Anda sendiri. Jenis pertanyaan tertutup khusus lainnya ialah pertanyaan dua pilihan. Jenis pertanyaan ini membatasi orang yang ditanya karena hanya memungkinkan untuk memilih salah satu dari dua pilihan, seperti ya atau tidak, benar atau salah, setuju atau tidak setuju. Contoh pertanyaan tertutup :
- Berapa lama dalam seminggu gudang informasi proyek diperbaharui?
- Rata-rata berapa kali panggilan yang diterima pusat panggilan setiap bulannya ?

Struktur-struktur pertanyaan :

a) Struktur Piramid

Dengan menggunakan bentuk ini, penanya mulai menanyakan pertanyaan-pertanyaan mendetail, biasanya berupa pertanyaan tertutup. Kemudian penanya memperluas topik dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan terbuka dan membuka respons-respons yang
lebih umum. Contohnya :
- Bagaimana masalah yang Anda alami dengan firewall ?
- Apakah Anda mempertimbangkan metode-metode lain untuk
meningkatkan keamanan data-data perusahaan ?

b)Struktur Corong

Struktur ini memulai wawancara dengan pertanyaan-pertanyaan umum dan terbuka, lalu membatasi respons dengan mengajukan pertanyaanpertanyaan yang lebih mendetail dan tertutup. Contohnya :
- Bagaimana reaksi Anda terhadap pencarian berbasis Web yang baru?
- Item-item apa yang tersedia untuk pembelian lewat situs ?

c)Struktur Berbentuk Wajik

Struktur ini harus dimulai dengan suatu cara khusus, kemudian menentukan hal-hal yang umum, dan akhirnya mengarah pada kesimpulan yang sangat spesifik. Contohnya :
- Sebutkan lima jenis informasi yang dibawa layanan penggunaan website secara gratis seperti yang Anda gunakan.
- Sebutkan nilai-nilai penggunaan komputer bagi Anda sebagai seorang Webmaster.

Kelebihan teknik wawancara :
  1. Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebasa dan terbuka terhadap pertanyaa-pertanyaan yang diajukan.
  2. Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaanpertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang.
  3. Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai.
  4. Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.

Kekurangan teknik wawancara :
  1. Proses wawancara membutuhkan waktu yang lama, sehingga secara relatif mahal dibandingkan dengan teknik yang lainnya.
  2. Keberhasilan hasil wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara untuk melakukan hubungan antar manusia.
  3. Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tenpat yang tertentu, misalnya di lokasi-lokasi yang ribut dan rmai.
  4. Wawancara sangat menganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya sangat terbatas.

JOINT APPLICATION DESIGN (JAD)

Pendekatan altrenatif untuk mewawancarai pengguna satu demi satu disebut JAD, yang dikembangkan oleh IBM. Latar belakang digunakannya JAD adalah untuk :
  • menyingkat waktu (sekaligus biaya) yang diperlukan dalam wawancara.
  • meningkatkan mutu hasil informasi yang diperoleh.
  • menciptakan identifikasi lebih banyak pengguna dengan system informasi baru sebagai hasil proses-proses yang partisipatif.

Sesi JAD terdiri dari berbagai partisipan :
1.Penganalisis.
2.Pengguna.
3.Pihak eksekutif.
4.Pengamat.
5.Notulen.

Kelebihan penggunaan JAD untuk menjalankan wawancara tradisional :
  1. Menghemat waktu wawancara tradisional empat-mata.
  2. Memungkinkan perkembangan yang cepat. Pada wawancara pengguna tidak dapat dijalankan secara bertahap selama beberapa minggu atau bulan, perkembangan bisa berlanjut jauh lebih cepat.
  3. Kemungkinan pengembangan kepemilikan sistem informasi. Sebagai penganalisis, kita selalu berusaha melibatkan pengguna dan mendorong pengguna mengambil lebih dulu kepemilikan sistem yang kita rancang.
  4. Pengembangan desain yang kreatif.

Kekurangan JAD :
  1. JAD membutuhkan komitmen waktu sepenuhnya dari 18 sampai 20 partisipan.
  2. Jika persiapan setiap sesi JAD tidak cukup memadai, atau bila laporan tindak lanjut serta dokumentasi untuk spesifikasi-spesifikasi tertentu tidak lengkap. Sehingga hal-hal yang berhubungan dengan desain menjadi kurang begitu memuaskan.
  3. Keahlian-keahlian organisasi dan budaya organisasi yang diperlukan tidak cukup dapat dikembangkan sehingga memungkinkan upaya-upaya bersama yang lebih produktif dalam menyusun JAD.

B. OBSERVASI

  • Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan.
  • Melalui observasi penganalisis dapat memperoleh pandanganpandangan mengenai apa yang sebenarnya dilakukan, melihat langsung keterkaitan diantara para pembuat keputusan di dalam organisasi, memahami pengaruh latar belakang fisik terhadap para pembuat keputusan, menafsirkan pesan-pesan yang dikirim oleh pembuat keputusan lewat tata letak kantor, serta memahami pengaruh para pembuat keputusan terhadap pembuat keputusan lainnya.

Untuk mengamati perilaku para pembuat keputusan, penganalisis system juga harus mengamati lingkungan di sekitar mereka. Beberapa unsure konkret di lingkungan pembuat keputusan bisa diamati dan diterjemahkan. Unsur-unsur ini meliputi :

1.Lokasi kantor.
2.Penempatan meja pembuat keputusan.
3.Alat tulis kantor.
4.Properti seperti komputer dan kalkulator.
5.Jurnal dagang dan Koran.
6.Pencahayaan dan warna.
7.Cara berpakaian oleh pembuat keputusan.

Kelebihan teknik observasi :
  1. Data yang dikumpulkan melalui observasi cenderung mempunyai keandalan yang tinggi.
  2. Penganalisis melalui observasi dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan. Pekerjaan-pekerjaan yang rumit kadang-kadang sulit untuk dijelaskan dengan kata-kata. Melalui observasi, penganalisis dapat mengidentifikasikan kegiatan-kegiatan yang tidak tepat yang telah digambarkan oleh teknik pengumpulan data yang lain.
  3. Dengan observasi, penganalisis dapat menggambarkan lingkungan fisik dari kegiatan-kegiatan, misalnya tata letak fisik perlatan, penerangan, gangguan suara, dsb.
Kekurangan teknik observasi :

  1. Umumnya orang yang diamati merasa terganggu atau tidak nyaman, sehingga akan melakukan pekerjaanya dengan tidak semestinya.
  2. Pekerjaan yang sedang diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu tingkat kesulitas pekerjaan tertentu atau kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu dilakukan.
  3. Observasi dapat mengganggu pekerjaan yang sedang dilakukan.
  4. Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaannya dengan lebih baik dari biasanya dan sering menutupi kejelekannya.

C. DAFTAR PERTANYAAN (KUESIONER)

  • Suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan penganalisis untuk mengumpulkan data mengenai sikap, keyakinan, perilaku dan karakteristik dari orang-orang utama di dalam organisasi serta pendapat dari responden yang dipilih.
  • Kuesioner sangat bermanfaat jika orang-orang di dalam organisasi terpisah saling berjauhan, yakni orang-orang yang terlibat proyek sistem, sehingga tinjauan secara keseluruhan diperlukan sebelum merekomendasikan alternatif lainnya.

Kelebihan teknik kuesioner :
  1. Kuesioner baik untuk sumber data yang banyak dan tersebar.
  2. Responden tidak merasa terganggu, karena dapat mengisi kuesioner dengan memilih waktunya sendiri yang paling luang.
  3. Kuesioner secara relatip lebih efisien untuk sumber data yang banyak.
  4. Karena kuesioner biasanya tidak mencantumkan identitas responden, maka hasilnya dapat lebih objektif.

Kekurangan teknik kuesioner :
  1. Kuesioner tidak menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan dengan sepenuh hati.
  2. Kuesioner cenderung tidak fleksibel, artinya pertanyaan yang harus dijawab terbatas yang dicantumkan di kuesioner saja, tidak dapat dikembangkan lagi sesuai dengan situasinya.
  3. Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-samadengan daftar pertanyaan, lain halnya dengan obeservasi yang dapatsekaligus mengumpulkan sample.
  4. Kuesioner yang lengkap sulit untuk dibuat.


D. PENGAMBILAN SAMPLE

  • Pengambilan sampel (sampling) adalah pemilihan sejumlah item tertentu dari seluruh item yang ada dengan tujuan mempelajari sebagian item tersebut untuk mewakili seluruh itemnya.
  • Sebagian item yang dipilih disebut sampel-sampel (samples). Sedang seluruh item yang ada disebut populasi (population).

Cara pengambilan sampel :
1. Pengambilan sampel secara keputusan (judgemental sampling) Adalah penentuan sampel dan pemilihan masing-masing item sampelnya diambil dengan dasar keputusan yang masuk akal menurut si pengambil sampel.

2. Pengambilan sampel secara statistik (statistical sampling) Pengambilan sampel didasarkan secara random, sehingga semua itemitem di populasi mempunyai kesempatan yang sama untuk terpilih sebagai sampel.

Sumber :
(internet) Analisis Sistem (Analisis dan Perancang SI)

Tidak ada komentar: